Tugas ke-2
Definisi
Perencanaan yang di kemukakan oleh para ahli:
Cuningham menyatakan bahwa perencanaan adalah menyeleksi dan menghubungkan
pengetahuan, fakta, imajinasi, dan asumsi untuk masa yang akan dating dengan
tujuan memvisualisasi dan memvormulasi hasil yang diinginkan, urutan kegiatan
yang diperlukan, dan perilaku dalam batas-batas yang dapat di terima dan di
gunakan dalam penyelesaian perencanaan dalam pengertian ini menitikberatkan
kepada usaha untuk menyeleksi dan menghubungkan sesuatu dengan kepentingan masa
yang akan datang serta usaha untuk mencapainya.
- Menurut Prajudi Atmasudirjo Perencanaan adalah perhitungan dan penentuan
tentang sesuatu yang akan dijalankan dalam mencapai tujuan tertentu, oleh
siapa, dan bagaimana. Bintoro Tjokromidjojo menyatakan bahwa perencanaan dalam
arti luas adalah proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan secara sistematis yang
akan di lakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Muhammad
Fakri perencanaan dapat diartikan sebagai proses penyusunan berbagai keputusan
yang akan dilaksanakan pada masa yang akan dating untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan. Lebih lanjut Muhammad Fakri menyatakan bahwa perencanaan
dapat juga dikatakan sebagaia suatu proses pembuatan serangkaian kebijakan
untuk mengendalikan masa depan sesuai yang di tentukan. Dari kutipan tersebut
dapat di analisis bahwa dalam menyusun perencanaan perlu memperhatikan hal-hal
yang berhubungan dengan masa depan, adanya kegiatan, proses yang sistematis,
hasil dan tujuan tertentu.
- Kaufman mengatakan bahwa perencanaan adalah suatu proyeksi tentang apa yang
dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan secara sah dan berdaya guna. Dari
pendapat Kaufam tersebut dapat di pahami bahwa perencanaan merupakan sesuatu
yang menjadi keperluan dalam sebuah system untuk mendukung tercapainya tujuan.
Tidak itu saja selain mendukung tercapainya tujuan suatu system maupun lembaga
perencanaan yang di persiapkan hendaknya bermanfaat secara aplikasi, dan lebih
penting adalah dikerjakan dan disusun berdasarkan kepatutan serta tidak
melanggar norma yang berlaku. Menurut Kaufman dalam perencanaan mengandung
elemen-elemen sebagai berikut, pertama mengidentifikasi dan mendokumentasikan
kebutuhan. Kedua, menentukan kebutuhan-kebutuhan yang bersifat prioritas.
Ketiga, memperinci spesifikasi hasil yang di capai dari tiap kebutuhan yang di
prioritaskan. Keempat, mengidentifikasi persyaratan untuk mencapai tiap-tiap
alternatif. Kelima, mengidentifikasi strategi alternative yang memungkinkan,
termasuk di dalamnya peralatan untuk melengkapi tiap persyaratan untuk mencapai
kebutuhan, untung rugi berbagai latar dan strategi yang di gunakan.
- Beeby C.E sebagaimana dikutip oleh Asnawir menyatakan bahwa perencanaan
pendidikan adalah penerapan ramalan dalam menentukan kebijaksanaan, prioritas,
ekonomi dan politik, potensi system untuk berkembang, kepentingan Negara dan
pelayanan masyarakat yang mencakup dalam system tersebut. Dari kutipan tersebut
di pahami bahwa perencanaan merupakan aplikasi dari pemikiran yang tersusun
untuk mencapai keinginan bersama. Dengan demikian perencanaan yang di susun
merupakan konsep yang di aplikatif dan oprasional. Dapat juga merupakan
aktifitas untuk merngambil keputusan. Hal senada juga dikatakan oleh George
R.Terry bahwa perencanaan merupakan aktifitas pengambilan keputusan tentang apa
yang harus di lakukan, di mana, kapan di lakukan, bagaimana melakukan, dan
siapa yang akan melakukan, sehingga tercapainya tujuan yang di inginkan.
- Asnawir menyatakan perencanaan adalah kegiatan yang harus di lakukan pada
tingkat permulaan, dan merupakan aktifitas memikirkan dan memilih rangkaian
tindakan yang tertuju pada tercapainya maksud dan tujuan yang ingin di capai.
- Tahap
Dasar Perencanaan :
Menurut T.
Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap
sebagai berikut:
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.
2. Merumuskan keadaan saat ini
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian
tujuan
Rencana
oprasional merupakan rencana yang memberikan rincian tentang bagaimana rencana
strategis itu akan dilaksanakan.
Rencana oprasional terdiri dari :
1. Rencana sekali-pakai (single-use plans), dikembangkan untuk mencapai tujuan
khusus dan dibubarkan bila rencana ini telah selesai dilaksanakan.
2. Rencana tetap (standing plans), merupakan pendekatan yang telah dibakukan
untuk menangani situasi yang berulang kali terjadi dan yang dapat dengan mudah
diantisipasi.
Perencanaan
strategic (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan- tujuan
organisasi, penentuan strategi, program-program strategi, dan penetapan
metode-metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan
telah diimplementasikan. Perencanaan strategi juga merupakan proses perencanaan
jangka panjang yang disusun untuk mencapai tujuan organisasi.
Ada tiga alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategis.
1. Perencanaan strategis memberikan kerangka dasar bagi perencanaan-perencanaan
lainnya.
2. Pemahaman terhadap perencanaan strategis akan mempermudah pemahaman bentuk
perencanaan lainnya.
3. Perencanaan strategis merupakan titik permulaan bagi penilaian kegiatan
manajer dan organisasi.
2.2 Penetapan Tujuan
- Visi
- Misi Tujuan Organisasi
Dasar dari
semua kepemimpinan adalah kepemilikan visi. Dan untuk melangkah dalam visi
tersebut, sebuah komitmen sangat dibutuhkan. Komitmen ini disebut misi. Namun
ketika dalam pencapaiannya muncul masalah, dibuatlah serangkaian tindakan yang
spesifik untuk menyelesaikan misi itu. Tindakan inilah yang disebut tujuan.
Oleh karena itu, seorang pemimpin yang tidak memiliki tujuan sama seperti
sebuah kapal yang tak bernakhoda.
Agar efektif, seorang pemimpin harus menegaskan fokus misinya secara berkala
melalui penetapan tujuan yang efektif. Semakin jelas tujuan yang dimiliki,
semakin tajam fokusnya, demikian sebaliknya.
Penetapan tujuan yang efektif menjadikan visi semakin terfokus karena
menjelaskan langkah-langkah yang dapat diambil untuk mencapai visi tersebut.
Visi memang penting, namun visi itu tidak akan terwujud bila tujuan suatu
program tidak terencana dan dilaksanakan dengan benar. Sebuah visi akan tetap
sama dalam jangka waktu yang lama, sedangkan sebuah misi akan menyesuaikan
dengan visi. Namun, suatu tujuan harus ditinjau secara berkala agar seorang
pemimpin dapat menyesuaikannya dengan situasi yang terus berubah.
1. Sebagai
dasar dan patokan bagi kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi baik
pengarahan, penyaluran usaha-usaha maupun kegiatan dari para anggota organisasi
tersebut tanpa kecuali.
2. Sumber legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang di
lakukan guna mendapatkan sumber daya yang di pergunakan dalam proses produksi
dan mendapatkan dukungan dari lingkungan yang berada di sekitarnya.
3. Sebagai standar pelaksanaan dengan mendasarkan diri pada tujuan yang akan di
capai yang di buat secara jelas dan dapat di pahami oleh anggota lainnya.
4. Sumber motifasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya,
misalnya dengan memberikan insentif bagi anggota yang melaksanakan tugasnya
dengan baik, menghasilkan produk di atas standard dan lain sebagainya yang
akhirnya dapat mendorong anggota lainnya.
5. Sebagai dasar rasional perusahaan, karena tujuan ini merupakan dasar
perencanaan dari organisasi.
- Prinsip Tujuan
Ada juga beberapa prinsip yang berguna untuk menjadikan tujuan efektif yaitu :
1. Tentukan tujuan Anda sendiri, dan jangan mengharapkan bantuan dari siapa pun
atau apa pun.
Ada banyak rumah sakit, gereja, organisasi Kristen, dan universitas yang
bertujuan untuk mendapatkan dana dari orang- orang kaya. Bila sang dermawan
meninggal, mereka akan goncang dan hancur. Tujuan kita seharusnya berdasar pada
hal-hal yang kita kendalikan. Namun, ini menjadi masalah khusus bagi organisasi
Kristen dan organisasi nirlaba yang bergantung pada bantuan donatur. Dalam hal
ini, kehebatan sang pemimpin akan terbukti lewat termotivasinya orang-orang
untuk melayani.
2. Izinkan pemikiran Anda berkembang.
Jangan membatasi Tuhan atau hal-hal luar biasa yang Ia sediakan untuk kita
dengan membiarkan pengalaman kita terdahulu atau penelitian tentang kinerja
orang lain melumpuhkan visi kita. Seorang pengabar Injil, D.L. Moody, sekali
waktu bertanya pada sekelompok jemaatnya, "Siapa yang percaya bahwa Tuhan
mampu membuat gedung ini penuh dengan jiwa-jiwa?" Semua mengangkat tangan.
Ia melanjutkan pertanyaannya, "Siapa yang percaya Tuhan akan memenuhi
kursi di aula ini dengan jiwa-jiwa?" Kurang dari tiga puluh orang yang
mengangkat tangan. Ia kemudian menyimpulkan, "Tidak membutuhkan iman yang
besar untuk mengatakan bahwa Tuhan sanggup. Namun, dibutuhkan iman yang sangat
besar untuk mengatakan Tuhan akan melakukannya." Izinkan pemikiran Anda
berkembang supaya dari tujuan yang Anda miliki, dapat tercermin kerinduan untuk
melakukan yang terbaik untuk Tuhan.
3. Tuliskan tujuan Anda secara terperinci.
Lord Bacon bahkan berkata, "Menulis membuat seorang menjadi
sempurna." Dengan menulis, apa yang ada dalam pikiran kita akan terpatri
dan gagasan yang kita miliki menjadi spesifik.
4. Nyatakan tujuan Anda dengan positif.
Jika kita mengatakan bahwa tujuan kita adalah "agar saya tidak suka
menunda-nunda lagi", itu tidaklah efektif. Tujuan perlu motivasi agar
melakukan apa yang kita mau, ingin menjadi seperti apa kita. Bagaimana kita
akan memvisualisasikan "tidak akan menunda-nunda lagi" itu?
5. Pastikan bahwa tujuan Anda meliputi perubahan karakter.
Kita tidak bisa mengharapkan berat badan kita akan turun, bila kebiasaan yang
kita miliki adalah menyantap banyak lemak dan gula sepanjang hari. Kita harus
menetapkan tujuan untuk berubah dan mengembangkan karakter apa pun yang kurang
dalam diri kita. Perubahan dalam diri merupakan faktor penting dalam penetapan
tujuan.
6. Jadikan tujuan Anda sebagai tujuan pribadi.
Dalam menetapkan tujuan pribadi, diperlukan karakter yang kuat, terutama bila
tujuannya berbeda dengan norma masyarakat. Adalah hal yang mustahil bila kita
harus memimpin dengan tujuan yang dibebankan oleh orang lain pada kita. Dalam
suatu organisasi, tiap orang menetapkan tujuannya sendiri. Seorang manajer bisa
memandu bawahannya yang akan menetapkan tujuannya sendiri dalam organisasi
tersebut karena bagaimanapun tujuan pribadi hendaknya tidak bertentangan dengan
tujuan organisasi. Tujuan pribadi penting karena dengan begitu anggota akan
punya kecenderungan memenuhi tujuan pribadinya itu dan tidak menyalahkan orang
lain bila tujuannya tidak tercapai.
- Manfaat Penetapan Tujuan
Tanpa penetapan tujuan, pencapaian visi hanyalah sebuah impian. Selain
terpenuhinya visi, yang merupakan manfaat utama, ada juga beberapa hal yang
akan didapat bila kita menetapkan tujuan dengan baik.
1. Tujuan mempermudah proses pengambilan keputusan.
Bila keputusan yang dibuat mendukung tujuan yang dimiliki sang pemimpin, dia
tidak akan punya waktu untuk melakukan kegiatan lain karena harus menentukan
keputusan mana yang harus dijalankan sesuai dengan nilai dan prioritasnya.
Dengan menetapkan tujuan, pemimpin bisa menghemat waktu karena hanya
berorientasi pada tujuan yang dirancang dengan baik.
2. Tujuan meningkatkan kesehatan fisik dan mental.
Sering kali stres disebabkan oleh kebingungan dan ketakutan. Namun dengan
memiliki tujuan, seorang pemimpin akan terhindar dari dua hal tersebut. Dalam
buku "Getting Well Again", Dr. O. Carl Simonton dan istrinya, Dr.
Stephanie Matthews Simonton, bersama James Creighton bahkan menyaksikan bahwa
cara yang paling efektif untuk menyembuhkan pasien mereka adalah dengan meminta
si pasien untuk menetapkan tujuan hidup mereka. Dengan begitu, pasien
mendapatkan kembali tujuan dan semangat mereka untuk hidup.
3. Tujuan menimbulkan respek.
Sudah umum diketahui, orang cenderung mengikuti pemimpin yang memiliki tujuan
pasti. Dengan adanya tujuan jelas, orang lain akan tergerak untuk mendukung sang
pemimpin.
4. Tujuan bisa digunakan sebagai tolok ukur.
Tujuan sangat diperlukan untuk kepuasan psikologis orang, yang muncul saat ada
perasaan bahwa dirinya mampu dan berguna, yang muncul jika sesuatu telah
terpenuhi. Pencapaian tujuan bisa menjadi salah satu faktor pendorongnya.
5. Tujuan menghasilkan kegigihan.
Bob Pierce, pendiri World Vision, bercerita bahwa di kala ia masih muda,
seorang pastor berkata kepadanya, "Dalam banyak kasus, banyak organisasi
yang dipimpin oleh seorang yang lebih memenuhi kualifikasi karena
pendidikannya, kepopulerannya, talentanya, dan relasinya yang kuat, namun
justru tenggelam. Sedangkan organisasi yang dipimpin oleh mereka yang terlihat
memiliki sedikit kesempatan justru terus bertahan bahkan mendapatkan pencapaian
yang luar biasa." Ini terjadi karena mereka menerapkan kekuasaan yang
berkesinambungan. Saat berada di ujung tanduk dan hampir jatuh ke jurang yang
dalam, orang yang menang adalah mereka yang tetap bertahan. Dengan cara
bagaimanapun, Tuhan akan menolong karena Dia menghargai mereka yang tetap
bertahan dan melepaskan mereka dari kesulitan." Tujuan orang-orang
tersebut mendorong mereka untuk tetap bertahan.
6. Di bawah pimpinan Tuhan, sebuah tujuan akan menghindarkan seorang pemimpin
dari jerat pujian orang lain.
Tidak ada risiko lebih besar yang mengancam keefektifan suatu kepemimpinan
selain pujian dari banyak orang. Sebelum meninggal, Pendeta Dr. J.C. Massee
berkata, "Penyakit yang paling berbahaya bagi pengabaran Injil di Amerika
adalah hasrat untuk dihormati dan dipuja." Seperti yang dikatakan di
Yohanes 5:44, "Bagaimanakah kamu dapat percaya, kamu yang menerima hormat
seorang dari yang lain dan yang tidak mencari hormat yang datang dari Allah
yang Esa?"
Pada awal tahun 1960-an, sebelum pensiun editor Boston Herald berkata,
"Massee adalah pendeta yang paling diperhitungkan di Boston selama 40
tahun saya bekerja di surat kabar, tapi nampaknya pujian tidak berpengaruh
padanya." Massee berkhotbah sebanyak 2.600 kali selama pelayanannya di
Boston. Sebuah panggilan yang lebih tinggi daripada kemasyhuran, yang
dijalankan dengan tujuan yang jelas, membuatnya tetap rendah hati meski dipuji
orang banyak.
- Management
by Objectives (MBO)
Istilah
Management by Objectives (MBO) atau manajemen berdasarkan sasaran diperkenalkan
oleh Peter Drucker pada tahun 1954 dalam bukunya ‘The Practice of Management’.
MBO mengacu kepada seperangkat prosedur yang formal yang dimulai dengan
penetapan sasaran dan dilanjutkan sampai peninjauan kembali hasil
pelaksanaannya. Kunci MBO adalah MBO merupakan proses partisipasi atau peran
serta, yaitu secara aktif melibatkan para manajer dan anggota staf pada setiap
tingkat organisasi.
Dalam bukunya ‘The Practice of Management’, Peter Drucker membandingkan
Management by Objectives dengan Management by Drives (Manajemen berdasarkan
dorongan). Contoh manajemen berdasarkan dorongan adalah tanggapan organisasi
terhadap tekanan keuangan atau pasar yang baru dengan “dorongan penghematan”
(economy drive) atau “dorongan produksi” (production drive). Dalam praktek
manajemen berdasarkan dorongan ini menghasilkan suatu perbaikan yang hanya
bersifat sementara. Sedangkan dalam MBO, perencanaan efektif tergantung sampai
sejauh mana manajer menetapkan dengan jelas tujuan yang berlaku secara khusus
bagi fungsinya di dalam perusahaan. Bagaimana tujuan ini dicapai merupakan hal
yang sangat penting. Para manajer di sini harus menetapkan tujuan dan juga
aktif terlibat dalam proses penetapan tujuan.
Hubungan antara tujuan individu dengan sasaran umum adalah sangat penting.
Tujuan utama dari pelaksanaan MBO untuk mencapai pelaksanaan yang efektif dari
keseluruhan organisasi melalui pelaksanaan yang efisien dan integrasi
bagian-bagiannya.
- Kekuatan MBO
Keuntungan-keuntungan utama dari program MBO dalam urutan pentingnya adalah
sebagai berikut :
1. memberi kesempatan pada para individu untuk mengetahui apa yang diharapkan
dari mereka
2. membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan sasaran
dan waktu yang ditargetkan
3. meningkatkan komunikasi antara para manajer dan bawahan
4. membuat para manajer lebih menyadari tentang sasaran organisasi
5. membuat proses manajemen lebih wajar dengan memusatkan pada suatu
pencapaian. Program ini juga memberi kesempatan kepada para bawahan untuk
mengetahui sebaik mana mereka bekerja dalam kaitannya dengan sasaran
organisasi.
- Kelemahan MBO
Beberapa kekurangan dari program MBO adalah :
1. MBO tidak menyelesaikan semua masalah organisasi.
2. Tidak semua prestasi dapat dikuantifikasikan atau diukur.
3. Perubahan-perubahan yang diinginkan oleh MBO dalam perilaku para manajer
mungkin juga menimbulkan masalah.
4. Kelemahan yang melekat dalam proses MBO, dimana ini membutuhkan banyak waktu
dan upaya dalam mempelajari penggunaan teknik MBO dengan tepat.
- Cara agar MBO efektif
1. Tunjukkan kesepakatan yang berkesinambungan dari pimpinan tingkat tinggi.
Penerimaan pertama dari para pegawai untuk program MBO dapat berhasil jika
pimpinan tertinggi melakukan usaha bersama untuk mempertahankan agar system itu
tetap jalan dan berfungsi dengan sepenuhnya.
2. Didik dan latih para manajer. Agar MBO berhasil para manajer harus memahami
MBO tersebut, sehingga mereka harus dididik mengenai prosedur dan keuntungan
dari system MBO.
3. Rumuskan tujuan-tujuan dengan jelas. Para manajer dan bawahan harus
sama-sama mengerti tujuan-tujuan dengan jelas dan merumuskannya bersama-sama
4. Laksanakan umpan balik secara efektif. Suatu sistem MBO tergantung pada para
peserta yang mengetahui hubungannya dengan tujuan mereka. Penetapan tujuan
bukan merupakan perangsang yang memadai, tinjauan terhadap prestasi yang
teratur dan umpan balik dari hasil-hasil juga diperlukan.
5. Anjurkan adanya peran serta. Para manajer harus menyadari peran serta
bawahan dalam penentapan sasaran dapat mengandung suatu pengalokasian kembali
kekuasaan. Para manajer harus mau melepaskan pengendalian langsung tertentu
atas bawahannya dan mendorong bawahannya untuk mengambil peranan lebih aktif
dalam penetaan dan pencapaian tujuan mereka sendiri.
2.3 Pembuatan Keputusan
Pengambilan
keputusan adalah tindakan manajemen di dalam pemilihan alternatif untuk
mencapai sasaran. Kegiatan dilaksanakan setelah keputusan diambil. Keputusan
yang dilakukan oleh manajer tingkat atas sifatnya adalah rutin dan
berulang-ulang yang disebut dengan istilah terprogram (programmed) atau
keputusan terstruktur (structured decision). Terprogram bukan berarti keputusan
dibuat oleh komputer dengan melalui suatu program komputer, tetapi berupa suatu
kumpulan prosedur yang dilakukan berulang-ulang. Keputusan pada tingkat yang
lebih tinggi sifatnya lebih tidak terprogram atau lebih tidak tertruktur,
secara ringkas, keputusan oleh manajemen dapat diklasifikasikan ke dalam tiga
tipe, yaitu sebagai berikut :
1. Keputusan tidak terprogram atau tidak terstruktur
2. Keputusan setengah terprogram atau setengah terstruktur
3. Keputusan terprogram atau terstruktur
- Proses
Pembuatan Keputusan
Suatu keputusan adalah pemilihan alternatif dari
seperangkat alternatif yang tersedia.
Prose pembauatan keputusan didefinisikan sebagai langkah yang diambil oleh
pembuat keputusan untuk memilih altematif yang ada. Evaluasi dari suatu
keputusan hendaknya sebagian didasarkan pada proses yang digunakan untuk
membuat keputusan.
Suatu model proses pembuatan keputusan menyarankan langkah untuk membuat
keputusan yaitu :
1. identìfikasi masalah yang ada,
2. mendaftar alternatif yang mungkin untuk memecahkan masalah ini,
3. memilih altematif yang paling bermanfaat untuk memecahkan masalah,
4. memfungsikan alternatif kedalam tindakan, dan
5. mengumpulkan umpan balik (feed back) untuk menemukan apakah alternatif yang
dìimplementasikan bias mengurangi masalah yang diidentifikasi.
Berikut ini menjelasan dari tiap - tiap langkah dan saling hubungan
diantara langkah - langkah tersebut.
IDENTIFIKASI MASÀLAH YANG ADA
Pembuatan keputusan padadasarnya adalah proses pemecahan masalah yang
melibatkan penghilangan kendala bagì pencapaian tujuan organisasi.
Sesungguhnya, langkah pertama
Dari proses peniadaan ini adalah mengidentifikasi dengan tepat apa rnasalah
atau kendala tersebut. Hanya sesudah kendala tersebut ditemukan dan secara
memadai manajemen bisa mengambil langkah-langkah untuk melenyapkannya. Chester
Barnard telah mengatakan bahwa masalah organisasional akan meminta perhatian
dari manajer
terutama melalui
(1) perintah yang disebarkan oleh penyelía manajer,
(2) situasi yang menghubungkan manajer dengan bawahannya, dan/atau
(3) aktivitas normal dari manajer itu sendiri.
Diposkan
oleh 17L1Ch4 di 07:36 